Внеофисное хранение документов на страже интересов современного бизнеса

Внеофисное хранение документов  - одна из множества услуг, оказываемых специализированными архивными центрами. Для всякой компании, решившей ею воспользоваться, это реальный шанс оптимизировать свою работу. Но обо всем по порядку.

Обязанность хранить ту или иную документацию в течение определенного периода времени установлена для юридических лиц на законодательном уровне. Нормативно-правовые акты предписывают компаниям, в частности, хранить первичную документацию в бухгалтерии в специально отведенном для этого помещении или в запирающемся шкафу. В последнем случае главный бухгалтер должен назначить лицо, ответственное за сохранность бумаг. Те находятся в бухгалтерии до передачи в архив. Таким образом, наличие последнего даже не обсуждается. Оно и понятно – для большинства бухгалтерских бумаг минимальный срок хранения равен пяти годам. Если фирма работает активно, за это время у нее накопится немало документов.

Аналогичная ситуация и с кадровыми актами. Они хранятся в помещении службы по работе с персоналом, а затем также передаются в архив. Вот только сроки их хранения куда больше и очень части исчисляются десятилетиями (75 лет, к примеру).

Решение проблемы хранения скопившихся бумаг каждая компания решает по-своему. Кто-то инициирует создание собственной архивной службы, кто-то предпочитает содействие профессионалов. Второй путь, как мы уже отмечали, имеет множество преимуществ.

Начать следует с того, что внеофисное архивное хранение документов – это реальная экономия площади помещения. Учитывая стоимость квадратного метра коммерческой недвижимости, это нередко является достаточным аргументом для сотрудничества с аутсорсерами. Но достигаемая заказчиком экономия складывается не только из этого.

Нужно понимать, что архив – это не просто помещение, куда складываются бумаги. Иная точка зрения может обернуться количеством неприятностей, связанных с утратой документов или затруднениями при их поиске. А ведь если случится налоговая или кадровая проверка, это может стать основанием для привлечения  к административной ответственности. Для юридических лиц предусмотрена весьма существенная сумма штрафов в таких случаях.

Избежать подобного развития событий можно, грамотно организовав документооборот в компании, а также четко структурировав архив. А это большая серьезная работа, предполагающая наличие профессиональных знаний у лиц, ее осуществляющих. Существуют строгие архивные правила и стандарты, на изучение которых у неспециалиста уйдет немало времени. Следовательно, решив создать архив самостоятельно, компания должна быть готова не только к материальным тратам, но и к расходованию административных ресурсов. И вряд ли их можно назвать рациональными и экономически эффективными.

Куда правильнее будет воспользоваться содействием профессионалов – тех, кто четко, быстро и оперативно произведет все необходимые действия: организует документооборот, произведет опись бумаг, упакует и вывезет их в хранилище, создаст надлежащие условия для хранения и т.д.  В качестве примера компании, способной осуществить весь спектр этих, а также многих других аналогичных мероприятий, хотелось бы назвать центр ОСГ – ведущего поставщика архивных услуг.